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Externalisation des archives : comment procéder ?

Les archives sont la somme des documents qui retracent la création et le fonctionnement habituel d’une entreprise. Il est impératif de les conserver. La législation impose désormais leur dématérialisation. Comment faire, quand on n’a pas les moyens humains pour se charger de cette tâche ?

A quoi servent les archives de l’entreprise ?

Les archives ne sont pas des documents ordinaires. Elles permettent de suivre l’évolution d’une entreprise et son activité habituelle, par le bais de devis, de factures, de documents marketing, pour mettre en avant les produits.

Si certaines pièces peuvent être détruites car n’ayant qu’une vocation temporaire, d’autres doivent être conservées pendant une période donnée. D’autres doivent être gardées pendant toute la durée d’activité.

Il faut désormais dématérialiser ; c’est-à-dire mettre sous forme numérique ; tous les documents. Ces derniers doivent faire l’objet d’un classement rigoureux, pour pouvoir les produire au besoin.

En effet, certains organismes de contrôle peuvent les exiger. En cas de litige, avec un employé, par exemple, il faut être en mesure de présenter des documents prouvant la bonne foi de l’entreprise.

Vous l’aurez compris, des archives ordonnées, c’est une recherche efficace et rapide, une preuve de sérieux, vis-à-vis des organismes partenaires ou des instances de contrôle.

L’archivage peut être confié à une personne travaillant dans l’entreprise. Il est possible aussi d’embaucher, pour ce faire, mais cela représente un coût relativement conséquent. C’est pourquoi il est conseillé d’externaliser cette tâche, auprès d’entreprises qui se sont spécialisées dans ce travail.

Pourquoi externaliser l’archivage de vos documents d’entreprise ?

Avez-vous le temps de numériser chaque document produit depuis la création de votre entreprise ? Savez-vous d’ailleurs comment procéder au récolement des documents, en fonction de leur nature. Car il ne s’agit pas de numériser pour le fait de numériser, mais bien d’opérer une action de fond, en triant ce qui doit l’être, et en trouvant un système de classement efficace qui pourra être compris par toutes les personnes travaillant dans les différents services de votre entreprise.

Cela constitue une première difficulté, sachant que cette tâche est extrêmement chronophage. Il faut également trouver les meilleurs supports, pour conserver dans de bonnes conditions, les documents numérisés. Avez-vous les connaissances nécessaires pour trouver un support sécurisé, en adéquation avec le volume de vos archives ?

Enfin, il peut être intéressant de pouvoir conserver également les archives papier. Même si la loi a permis d’établir la même valeur juridique pour un document dématérialisé que pour un document papier, ce dernier peut être demandé.

Des entreprises spécialisées peuvent vous offrir des solutions personnalisées et clés en main, pour pouvoir vous consacrer à votre travail, tout en ayant l’assurance d’avoir des archives classées, organisées et consultables à tout moment, par toutes les personnes habilitées à le faire. Vous souhaitez conserver vos documents papier, mais vous n’avez pas la place nécessaire pour le faire ? Certaines entreprises se chargent de collecter et de garder vos documents, même si vous vous implantez ailleurs. N’hésitez pas à exprimer vos demandes en la matière et à demander un devis personnalisé.