En plus de leur cœur du métier, les entrepreneurs polyvalents doivent être sur tous les fronts. On rajoute en complexité avec la numérisation.
Pas question, bien entendu, de pouvoir se contenter du simple scan de bureau pour ce faire, car il n’est pas adapté pour répondre aux termes de la loi. Faut-il s’équiper de coûteux outils ou est-il possible de trouver d’autres solutions ?
Numérisation des documents : quelles machines utiliser ?
Si on parle de transition numérique depuis quelques décennies, les entreprises ont été un peu mises au pied du mur, avec la dématérialisation obligatoire des factures. Impossible, pour une très grande majorité d’entre elles, de continuer à utiliser le support papier.
Une fois qu’elles ont pu profiter des bénéfices de cette digitalisation, pour ce type de document donné (rapidité, fluidité de la recherche d’information, productivité accrue…), il est évident qu’elles souhaitent aller plus loin. Une volonté légitime d’autant que les factures n’étaient, de toute évidence que la partie émergée de l’iceberg et qu’il faut viser autant que possible le zéro papier.
La Gestion Electronique des Documents est une bonne manière d’organiser tous les documents professionnels. Encore faut-il qu’ils soient tous numérisés, alors qu’ils se trouvent encore sous format papier.
On pense notamment aux dizaines de milliers de feuillets qui dorment dans les salles d’archives et qui attendent d’être soumis à ce traitement, sachant que bon nombre d’entre eux peut-être, à défaut d’un récolement régulier, ne sont plus valables, légalement parlant.
Quelle alternative quand on veut numériser ses documents ?
Identifier chaque document d’archive ; puisqu’en fonction de leur nature, ils ne doivent pas être conservés sur la même durée ; supprimer, sans erreur, ceux qui n’ont plus de valeur, trouver une politique de classement (par année, par nature de document ?), numériser les documents, les ranger dans un coffre-fort virtuel : tout cela demanderait des semaines de travail, voire plus pour certaines structures.
Par ailleurs, comme dit, il n’est pas possible d’utiliser un simple scanner, car il faut parfois composer avec un support papier dégradé par le temps ou l’humidité, des calques ou des documents de taille atypique. Or, la loi stipule que chaque document doit être lisible et compréhensible, notamment pour répondre à des situations litigieuses.
En outre, pour gagner encore en productivité dans son entreprise, un entrepreneur, peut vouloir faire le choix d’opter pour des outils technologiques avancés, lui permettant de reconnaitre automatiquement le type de document (LAD), certains caractères (OCR/IRC), pour gagner en rapidité de traitement. Tout cela suppose là encore un coût, plus un temps pour comprendre le fonctionnement de tels logiciels.
A défaut d’embaucher une personne spécialisée en archivage, pourquoi ne pas externaliser toutes ces tâches à une entreprise spécialisée dans ce domaine : elles possèdent les bons logiciels, mais aussi du matériel de numérisation qui répond aux besoins de toutes les entreprises, allant de la TPE au grand groupe, pour passer au 100% numérique plus rapidement.
Parce que le digital ne va pas forcément de soi pour toutes les personnes concernées au sein de la structure, on peut également compter sur elles pour prodiguer des formations, entre autres services à découvrir.